PCや端末で当り前になったメール。送信容量も格段に大きくなり、その便利さは、もはや殿堂入りの神レベルかも知れません。普通に送るのであれば、気にすることはありませんが、ファイルを送る際には気を付けなくてはいけないこともあります。それはまさに、受取る側の気持ちです。
相互性を考える
これはありがちな話ですが『送ってもらったファイルが開けません』というもの。特にバージョン違いのOfficeでは多発しています。原因は何てことのない『保存形式の違い』ですが、直面して悩んでみないと分からない部分です。年式によりソフトの仕様も変化しますから、ほどほどに勉強は必要です。
以前はWindowsを使っていて、現在はMac使用ですが、過去に作ったファイルをMacのOfficeで開いたら、あらビックリΣ(￣□￣;) 何てこともあるのです。
それは『レイアウトの崩れ』です
ただ文字の並べだけならいいのですが、Officeはレイアウトしてプリントまでを賄うわけです。作ったことがある方ならば分かると思いますが、A4用紙にピッタリと納めて印刷したいものですよね。しかし、そもそも
WinとMacでは『単位』が違う
Windowsは「ポイント』 Macは『センチメートル』
しかも、詳細設定からいじっても相互性無し(T-T)
同じメーカーが作っているのに『何で？』と疑問を抱きますが、これが現実です。苦労して作ったデータも作り直すか修正するしかありません。
あとWindows同士でも設定などにより、レイアウトが変わるようです。これは事前にファイルを送った相手と打ち合わせをした時に発覚しました。
PDFファイルは、見た目を送れる
難しさを感じていたのですが『PDF』ファイルには相互性が関係ないことが分かりました。
もう何年もこの形式で使っていますが、不都合はありません。
プリントアウトしても、そのまま印刷されます。
そもそも『PDF』って何ですか？となりますが、これはファイルの保存形式です。
OfficeやPhotoshopなどなど、大体のソフトには標準装備されています。
『PDF』を開ける『Adobe Acrobat Reader』も、Windowsには標準で入っていますし、Macはプレビューでも開けます。
相手が何を使っているかは分からない場合も多いので、ファイルの使用目的によって送るファイル形式を選んであげれば、相手を悩ませることはないのです。
● 相手がいじくる場合は『Office形式』
● プリントアウトのみならば『PDF』
画像を差し込んだファイルにも対応し、ファイルサイズが小さくなるのも嬉しいです。文字として認識できるので、コピペもできます。
日常的に、入り組んだ使い方をしたいのであれば有料ソフトも多数販売されています。例えば、PDFからExcel変換等ができたりするわけですね。
ソーシャル系にも対応し、スマホで簡単に開けるので、これは使わないと損ですよ〜。